Архивное хранение документов - контрольная работа

Интернациональная « Лига развития науки и образования » ( Наша родина )

Интернациональная ассоциация развития науки,

образования и культуры Рф ( Италия )

« ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ »

Волгоградский филиал

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Основы документационного обеспечения управления»

тема «Архивное хранение документов»

Выполнила: студентка

гр. М 301-05

Кузнецова А. В.

Проверил педагог:

Исмагулов В. К.

Волгоград – 2008 г.


План:

I. Введение

II. Экспертиза ценности документов

III Архивное хранение документов - контрольная работа.Описи дел

IV.Оформление дел

V. Порядок передачи дел в архив

VI.Хранение документов в электрическом виде

VII. Заключение.


I . Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их сотворения (либо получения) до окончания выполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные дела, как снутри предприятия, так и с другими Архивное хранение документов - контрольная работа организациями и часто служат письменным подтверждением при появлении имущественных, трудовых и других споров, рассматриваемых штатскими, арбитражными и третейскими судами.

На предприятии существует последующая организационно - распорядительная документация (ОРД), используемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая необыкновенную роль посреди всех других систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

– информационно - справочные Архивное хранение документов - контрольная работа документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только верно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Оканчивающим шагом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в Архивное хранение документов - контрольная работа предстоящем или остаются на долгое архивное хранение, или хранятся короткие сроки, а потом выделяются к уничтожению.

В собственной работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что врубается в этот процесс, дам понятие последующим терминам:

- Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;

- Описи дел;

- Оформление Архивное хранение документов - контрольная работа дел;

- Описание документов неизменного и длительного хранения;

- Обеспечение их сохранности;


II . Экспертиза ценности документов

После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию включает:

- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- Описи дел;

- Оформление дел;

- Описание документов неизменного и длительного хранения Архивное хранение документов - контрольная работа;

- Обеспечение их сохранности;

- Передачу дел в архив учреждения, другими словами в ведомственный архив.

(Ведомственным именуется архив, находящийся в конкретном руководстве соответственной организации, не входящей в систему гос архивной службы, либо являющейся структурным подразделением организации). Ведомственный архив производит хранение документов организаций и компаний до передачи их на государственное хранение. Но поначалу Архивное хранение документов - контрольная работа экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве делается при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это систематизированный список заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного рассредотачивания документов и формирования дел Архивное хранение документов - контрольная работа, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и применяется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по нраву деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в Архивное хранение документов - контрольная работа отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по нраву деятельности, но различных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный нрав.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Работу по организации и Архивное хранение документов - контрольная работа проведению экспертизы ценности документов должна проводить повсевременно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в собственной деятельности управляется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми списками документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на Архивное хранение документов - контрольная работа базе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, за ранее согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) муниципального архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются управляющим организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК либо ЭК вышестоящей организации или с Архивное хранение документов - контрольная работа ее управляющим.

При составлении номенклатуры дел организации следует управляться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными списками с обозначенными в их сроками хранения.

Экспертиза ценности документов неизменного и временного сроков хранения должна проводиться раз в год.

На экспертные комиссии, не считая организации каждогоднего отбора документов на хранение Архивное хранение документов - контрольная работа возлагается: рассмотрение годичных разделов дела неизменного, длительного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих предстоящему хранению, о непоправимом повреждении документов неизменного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение Архивное хранение документов - контрольная работа документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

В итоге работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с разными сроками хранения:

- неизменного хранения в муниципальных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (выше 10 лет);

- временного хранения (до Архивное хранение документов - контрольная работа 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

III . Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел неизменного, временного (выше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел неизменного, временного Архивное хранение документов - контрольная работа срока хранения (выше 10 лет) и документов по личному составу, также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел неизменного, временного (выше 10 лет) срока хранения и по Архивное хранение документов - контрольная работа личному составу за соответственный период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в 3-х экземплярах: один передается вкупе с делами в ведомственный архив, 2-ой – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии Архивное хранение документов - контрольная работа, 3-ий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела неизменного, временного (выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения врубаются в акт о выделении документов Архивное хранение документов - контрольная работа к уничтожению. Не допускается ликвидирование документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения раннего ликвидирования документов нужно соблюдать последующее правило: дела врубаются в акт об ликвидировании, если предусмотренный в их срок хранения истек к 1 января того года, в каком составлен акт. (К примеру, дела с 3-х Архивное хранение документов - контрольная работа летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством дела неизменного, временного (выше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в каком они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив Архивное хранение документов - контрольная работа. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

IV . Оформление дел

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив Архивное хранение документов - контрольная работа. Оформление дел делается работниками службы делопроизводства. Зависимо от сроков хранения делается полное либо частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела неизменного, длительного хранения (выше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере классификации документов, без нумерации листов Архивное хранение документов - контрольная работа, также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предугадывает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (заместо оборотной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

- нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

- составление для Архивное хранение документов - контрольная работа более ценных дел внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку дела в твердую черную обложку из картона на 4 протокола без железных зажимов (с веревочными завязками) либо переплет документов дела;

- внесение нужных уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение наименования структурного подразделения, если оно изменялось, делопроизводственного индекса Архивное хранение документов - контрольная работа, заголовка дела, даты и др.


V . Порядок передачи дел в архив

В ведомственный архив передаются дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел делается только по описям и в согласовании с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с управляющим структурных подразделений и утвержденным управляющим организации. Совместно Архивное хранение документов - контрольная работа с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, обычно не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива кропотливо сверяет каждое дело с описью, инспектирует корректность формирования и дизайна дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годичных разделах Архивное хранение документов - контрольная работа описи, показывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годичных разделов описей ворачивается сдатчику, другие остаются в архиве.

В маленьких по структуре и штатной численности организациях, обычно, отсутствует особое подразделение – ведомственный архив. В данном случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в муниципальный Архивное хранение документов - контрольная работа архив.

Взаимодействие муниципальных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной базе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на неизменное либо депозитное хранение.

Организация может уменьшить срок хранения документов в собственном ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в Архивное хранение документов - контрольная работа случаях: прекращения деятельности, непостоянности деятельности, отсутствия критерий для хранения документов, желания самой организации.

При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в муниципальный архив:

- отношение на имя управления муниципального архива с указанием наименования организации, полного количества дел и последних дат документов;

- описи в 3-х экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела Архивное хранение документов - контрольная работа;

- историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение в первый раз;

- справку о неполной сохранности документов (если какие – или дела утрачены).

Потом дела шифруются. Шифровка содержит в себе указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Выверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки Архивное хранение документов - контрольная работа. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и муниципальный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в муниципальном архиве, 3-ий экземпляр описи и 2-ой экземпляр акта ворачиваются организации и хранятся повсевременно в делопроизводственной службе.

VI . Хранение документов в электрической форме Архивное хранение документов - контрольная работа

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, сделанных в электрической форме.

Документы в электрическом виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электрической почте, переведены в электрическую форму (методом сканирования) с обычного картонного вида. Сделанный либо приобретенный документ нужно сохранить Архивное хранение документов - контрольная работа в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, или на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Сначала, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются Архивное хранение документов - контрольная работа по папкам. Любая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), для чего содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы Архивное хранение документов - контрольная работа).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети юзеру могут быть доступны диски либо директории на других компьютерах. В данном случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на своем компьютере. Для этого на Архивное хранение документов - контрольная работа компьютере, содержащем нужные ресурсы устанавливается разрешение на кооперативный доступ к тому либо иному файлу. Доступ может быть ограничен или внедрением пароля для полного доступа и доступа только для чтения, или ограничением доступа только для определенных юзеров. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с огромным Архивное хранение документов - контрольная работа объемом вместе применяемых документов используются выделенные высоконадежные компы – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до 10-ов, сотен и даже тыщ юзеров.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в согласовании с номенклатурой дел подразделения (организации в целом Архивное хранение документов - контрольная работа) на базе стандартных классификаторов.

Один из главных вопросов, определяющих успешное внедрение компьютерных технологий в кабинете – это надежность хранения документов в электрической форме. Сохранность документов складывается из:

- устойчивого электропитания;

- запасного копирования;

- антивирусной защиты;

- профилактики и диагностики с внедрением особых утилит (вспомогательных программ).

Особенность электрического хранения состоит в направлении документов в электрический архив Архивное хранение документов - контрольная работа сходу по окончанию работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, резвый поиск и распределенный доступ к документам, как при помощи локальной сети, так и с внедрением удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их Архивное хранение документов - контрольная работа регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся раздельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных употребляется только для справочной работы и может быть переписана на наружный носитель инфы. Зависимо от объема инфы это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM либо другой архивный носитель Архивное хранение документов - контрольная работа.

Документы неизменного и длительного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования – картонной либо электрической – и определяются особыми справочниками – списками документов с указанием сроков Архивное хранение документов - контрольная работа хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно употребляется логический диск либо несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электрический архив” учет и копирование делается автоматом. В неприятном случае это делается вручную: документы разделятся по срокам хранения, создаются папки, надлежащие годичным разделам описей. При значимом количестве документов неизменного Архивное хранение документов - контрольная работа хранения они размещаются снутри годичного раздела, в папках соответственных подразделений.

Малый срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” – 5 лет с правом ликвидирования только после проведения ревизии. Непременное условие – проверка свойства записи после переноса данных и повторяющаяся проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей инфы.


VII . Заключение

Подводя Архивное хранение документов - контрольная работа результат, я узнала, что оканчивающим шагом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению.Но поначалу экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопро-изводстве делается при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить Архивное хранение документов - контрольная работа повсевременно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в Архивное хранение документов - контрольная работа ведомственный архив. Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в 3-х экземплярах: один передается совместно с делами в ведомственный архив, 2-ой – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, 3-ий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия Архивное хранение документов - контрольная работа.

В ведомственный архив передаются дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел делается только по описям и в согласовании с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с управляющим структурных подразделений и утвержденным управляющим организации. Вкупе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Организации, на Архивное хранение документов - контрольная работа сто процентов перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сберечь значимые площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматические технологии позволяют значительно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного года делается сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в Архивное хранение документов - контрольная работа процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год употребляются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Снутри дела документы размещаются по порядку поступления. Для дел неизменного и длительного хранения таковой перечень документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается сначала дела.

Архивные правила предугадывают составление описей Архивное хранение документов - контрольная работа дел неизменного и длительного сроков хранения. Наличие автоматической системы учета позволяет составить подокументные описи, неосуществимые ранее при классической картонной технологии ввиду их трудозатратности. Такие описи существенно упрощают и ускоряют поиск нужных документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по просьбе Архивное хранение документов - контрольная работа архивных органов на базе подокументных описей просто могут быть сформированы обобщенные описи на дела неизменного и длительного сроков хранения.


Перечень использованной литературы :

1. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.- 215с.;

2. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А Архивное хранение документов - контрольная работа.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.- 243с.;

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» вместе с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006.- 119с.



arkticheskaya-krugosvetnaya-ekspediciya-polyarnoe-kolco-startuet-17-fevralya-informacionnoe-agentstvo-ria-novosti-08022011.html
arkticheskij-institut-pomozhet-vozrodit-sevmorput-vosstanovlenie-razrushennogo-podezda-doma-13-na-ulice-gagarina.html
arktika-protiv-arktiki-izdatelstvo-molodaya-gvardiya-1987g-predislovie.html